tata cara melamar pekerjaan dengan menggunakan email

Cara Melamar Pekerjaan dengan Menggunakan Email

Orang selalu mengatakan bahwa ini adalah jaman modern. Segalanya memang  telah berubah,  dan tentu  saja semakin  modern. Kehidupan banyak orang, baik di kota besar maupun di  kota kecil, bahkan yang masih tinggal di desa-desa, saat ini semuanya terus didesak oleh arus modernisasi. Dalam hal melamar pekerjaan pun, modernisasi ini juga berpengaruh,   dan   cara   melamar   pekerjaan   yang   dulu   biasanya menggunakan  kertas  dan  map  sekarang  berubah  menjadi  semakin mudah dan semakin praktis dengan adanya e-mail.

Melamar   pekerjaan   dengan   menggunakan    e-mail   bukan    lagi barang baru, khususnya saat ini ketika internet sudah ada di pelosok manapun.  Padahal,  sepuluh  tahun  yang  lalu  saja,  internet  masih belum begitu dikenal, dan e-mail masih menjadi  sesuatu yang belum populer.

Surat  lamaran  pekerjaan  yang  dulu  dikirimkan  melalui  pos  dan harus menunggu beberapa hari untuk bisa sampai di alamat  tujuan, sekarang dengan menggunakan e-mail hanya butuh waktu  beberapa detik (atau setidaknya  beberapa menit) saja untuk  sampai ke alamat yang  dituju.  Semuanya   menjadi  begitu   mudah,   praktis,   sekaligus cepat.

Secara  garis besar,  ada dua bentuk  atau  dua macam  pengiriman surat  lamaran   dengan  menggunakan   e-mail  ini.   Bentuk  pertama; surat lamaran  yang ditulis secara langsung  di  dalam kotak  pesan e- mail  (badan  e-mail),  dan  bentuk  kedua;  surat  lamaran  yang  ditulis dengan menggunakan attachment yang  kemudian dikirimkan melalui e-mail.

Nah,  jika  kita  juga  ingin  menggunakan   e-mail  sebagai   sarana untuk  mengirimkan  surat  lamaran  kerja,  maka  ada   beberapa  hal yang perlu diperhatikan.

 

Pelajari Cara Pengiriman Lamarannya

melamar pekerjaan online email

Setiap  iklan  atau  pemberitahuan   lowongan   pekerjaan   biasanya akan menyebutkan  secara spesifik tentang bagaimana  surat lamaran harus dikirimkan kepada mereka (pihak perusahaan) untuk lowongan tersebut. Nah, sebelum kita memutuskan untuk menggunakan e-mail sebagai  sarana  mengirimkan  surat  lamaran,  yakinkan  terlebih  dulu bahwa     perusahaan     yang     kita     lamar     tersebut     mengijinkan digunakannya e-mail untuk melamar ke sana.

Apabila  iklan  atau  pemberitahuan  lowongan  pekerjaan  itu  tidak secara  spesifik  menyatakan  bahwa  mereka  memperbolehkan  surat lamaran  yang  dikirimkan  melalui  e-mail,  sebaiknya  tetap  gunakan surat  lamaran  yang  konvensional  saja,  yakni  dengan  menggunakan kertas  dan map atau  amplop  yang  dikirimkan  melalui  pos.  Namun, jika   di  dalam   pemberitahuan   atau  iklan  lowongan  tersebut  juga memperbolehkan  lamaran   melalui  e-mail,  silakan  saja  gunakan  e- mail untuk mengirimkan surat lamarannya.

Yang jelas, sebagian besar iklan atau lowongan kerja yang terdapat di  media  cetak  seperti  surat  kabar  atau  majalah  biasanya meminta agar    surat    lamaran    dikirimkan    dalam    bentuk    cetak    (kertas), sedangkan    pemberitahuan    lowongan    kerja   di   internet   biasanya meminta agar surat lamarannya dikirimkan melalui e-mail.

BACA JUGA  AirAsia membatalkan kesepakatan akuisisi $10 Juta untuk unit fintech Gojek Thailand

Selain  itu,  kalau  kita  menggunakan  surat  lamaran  biasa,  maka curriculum   vitae   dan   beberapa   lampiran   lain   harus   difotokopi.

Sedangkan  kalau  kita  mengirimkan  surat  lamaran  melalui  e-mail, maka  curriculum  vitae  dan  beberapa  lampiran  lainnya  yang  akan disertakan harus di-scan terlebih dulu agar dapat ikut dikirimkan.

Jadi,     perhatikan     hal     penting     ini     terlebih     dulu     sebelum memutuskan  akan menggunakan  kertas surat ataukah  e-mail untuk mengirimkan surat lamaran ke suatu perusahaan.

 

Perhatikan Kode atau Judul E-mail Lamaran

melamar pekerjaan online email job

 

Pada   banyak   iklan   atau   pemberitahuan    lowongan    pekerjaan seringkali disebutkan agar kita membubuhkan kode jabatan yang kita lamar. Biasanya hal semacam itu diminta  khususnya  apabila  dalam pemberitahuan     tersebut     ada     beberapa     lowongan     kerja     yang ditawarkan.    Misalnya    posisi    ‘Manajer’    menggunakan    kode    ‘M’, ‘Sekretaris’ menggunakan kode ‘S’, dan lain-lain.

Nah,   jika   pekerjaan   yang   kita   lamar   tersebut   memang   telah dibubuhi dengan kode-kode semacam itu, pihak perusahaan biasanya akan  meminta  agar  surat  lamaran  yang  dikirimkan  membubuhkan kode  yang  sama  dengan  lowongan  jabatan  /  posisi  yang  dilamar. Kalau  menggunakan  surat  lamaran  biasa  yang dikirim  melalui  pos, biasanya  kode  jabatan  tersebut  dibubuhkan  pada  bagian  kiri  atas amplop.

Lalu bagaimana  kalau menggunakan  e-mail? Kalau  menggunakan e-mail   untuk   mengirimkan   surat   lamaran,   maka   biasanya   kode jabatan  ini  diterakan  (dituliskan)  pada  kolom  ‘Subject’ dalam e-mail yang   kita   kirimkan   tersebut.   Ini   dimaksudkan   agar   petugas   di perusahaan     yang    menerima     e-mail    tersebut     dapat    langsung mengetahui maksud dan tujuan e-mail yang dikirimkan itu.

Nah,  ada  kalanya  sebuah  iklan  atau  pemberitahuan   lowongan pekerjaan tidak menyebutkan  kode-kode jabatan.  Biasanya ini untuk iklan  atau  pemberitahuan  yang  hanya  menawarkan  satu  atau  dua jabatan saja dalam lowongan  tersebut. Apabila begitu kenyataannya, maka tuliskan maksud  lamaran tersebut pada ‘Subject’ e-mail yang kita kirimkan itu,  misalnya  dengan  isian:  ‘Lamaran  Pekerjaan’,  atau

‘Lamaran   untuk   Posisi   Sekretaris’   dan   semacamnya.   Tujuannya adalah   untuk   memudahkan   si   penerima   e-mail   tersebut   dalam memahami maksud dari e-mail yang kita kirimkan.

Yang   penting,   jangan   kosongkan   ‘Subject’   e-mail,   dan   tulislah pesan yang mudah dipahami dalam ‘Subject’ e-mail tersebut.

 

Perhatikan Cara Menulis Surat Lamaran

Sebagaimana   yang   disebutkan   di   atas,   ada   dua   cara   dalam menuliskan  surat lamaran melalui e-mail. Cara yang  pertama adalah dengan menggunakan kotak pesan (badan e-mail)  untuk menuliskan surat lamarannya,  atau dengan  menggunakan  attachment.  Memang sama  sekali  tidak  ada  pilihan  yang  bisa  dianggap  ‘lebih  baik’  atau ‘lebih  benar’,  karena  pihak  perusahaan  tetap  akan  menganggap  itu sebagai  sebuah  lamaran  meskipun  surat  lamarannya  dituliskan  di kotak pesan atau di badan e-mail.

BACA JUGA  Jaringan iPhone Sering Bermasalah? Cara Reset Jaringan Agar Koneksi Stabil Kembali

Nah,    jika    kita    menggunakan    cara    pertama,    yakni    dengan menuliskan surat lamaran di kotak pesan atau di badan e-mail, maka curriculum   vitae,   foto,   serta   beberapa   dokumen   lain   yang   akan digunakan sebagai lampiran harus dikirimkan dengan  menggunakan attachment  setelah  di-scan.  Karena  tentunya  tidak  mungkin  kalau semua   dokumen   lampiran   semacam   ijazah   dan   foto   dikirimkan dengan menggunakan kotak pesan e-mail. Attachment berisi lampiran surat  lamaran  ini  dikirimkan  bersamaan  dengan  dikirimkannya  e- mail itu.

Sekedar  catatan,  jangan  menuliskan   curriculum   vitae  di   kotak pesan,  karena  hasilnya  tidak  akan  bagus  ketika  dibaca,  dibanding apabila   ditulis   pada   halaman   word   yang   kemudian   dimasukkan (dilampirkan) ke dalam attachment.

Apabila   kita   menggunakan    cara   kedua,   yakni    menggunakan attachment   untuk   menuliskan   surat   lamaran   beserta   lampiran- lampirannya,  maka  jangan  kosongkan  kotak  pesan  atau  badan  e- mail.

Sebaiknya,   daripada   kotak  tersebut   dibiarkan   kosong,   tuliskan saja semacam pengantar atas surat lamaran dalam  attachment  yang kita  kirimkan  itu.  Sebagaimana  yang  kita  tuliskan dalam pengantar surat lamaran biasa, maka sebaiknya pengantar yang ditulis di dalam kotak pesan e-mail  ini  tidak perlu  terlalu  panjang  atau  bertele-tele. Cukup   sampaikan   saja   maksud   dari   dikirimkannya   e-mail   dan attachment   tersebut,    atau   dengan   menggunakan   kalimat   yang menarik bagi pihak perusahaan penerimanya.

 

Cermati Format E-mail Lamaran Kerja

Apabila    sebuah    lowongan    pekerjaan    dari   suatu    perusahaan menyatakan bahwa mereka menerima surat lamaran yang dikirimkan melalui    e-mail,    maka    biasanya     mereka     akan    menambahkan keterangan  tentang  jenis  file  yang  harus   dikirimkan   (digunakan) dalam e-mail tersebut. Umumnya, file yang diminta adalah MS Word, namun ada kalanya mereka juga  mengijinkan file dalam format pdf. Namun, jika iklan lowongan tersebut tidak menyebutkan jenis file apa yang  mereka  wajibkan  atau  yang  mereka  inginkan,  maka  sebaiknya kirimkan e-mail dalam bentuk file MS Word (.doc).

Bagaimana  dengan  file  text?  Sebaiknya,  file  text  (extension  .txt) tidak   digunakan   karena   ketika   e-mail   dikirimkan,   file    tersebut terkadang    muncul    di    badan    e-mail.    Khususnya    apabila    kita menggunakan jenis e-mail gratis seperti Hotmail, Yahoo! atau Gmail.

 

Perhitungkan Ukuran E-mail Lamaran

Agar  e-mail  yang  kita  kirimkan   dapat  sampai   dengan   sukses, sekaligus   juga   tidak   terlalu   membebani   e-mail   pihak   penerima, sebaiknya  usahakan  agar  ukuran  e-mail  surat   lamaran  yang  kita kirimkan itu tidak melebihi ukuran 300 kb.  Biasanya, ukuran e-mail yang   terlalu   besar   dipengaruhi   oleh   filefile   yang   kita   masukkan dalam  attachment,  semisal  foto  atau  ijazah  dan  lainnya  yang  telah kita scan.

Karenanya,  periksa  terlebih  dulu  ukuran  file  yang  kita  kirimkan tersebut.   Foto,   misalnya,   apabila   ukurannya   terlalu   besar   bisa diperkecil dengan menggunakan jenis program seperti ‘Photo Editor’.

BACA JUGA  Samsung Debutkan Ponsel S21 Versi Low-End di Konferensi CES

 

Gunakan E-mail Signature jika Memungkinkan

‘E-mail  Signature’  adalah  teks  yang  biasanya  dituliskan   secara otomatis  oleh pihak provider  atau penyedia  layanan  e-mail  yang kita gunakan.  Biasanya  signature  ini berbentuk  suatu iklan.  E-mail yang gratis  dari  Yahoo!  atau  Hotmail  menambahkan  signature  ini  secara otomatis pada semua e-mail yang kita kirimkan.

Namun,     kita     bisa     mengubah     bentuk     signature     ini     jika menginginkan  agar e-mail  yang kita kirimkan  tersebut  tampak  lebih profesional.

 

Lakukanlah Tes untuk Memastikan E-Mail

Setelah   surat   lamaran   tersebut   selesai   kita   tulis,   koreksilah terlebih dulu agar kita benar-benar yakin kalau dalam surat lamaran tersebut  tidak  terdapat  kesalahan  yang  menonjol.  Tentu  saja  akan lebih baik kalau tidak ada kesalahan penulisan sama sekali.

Nah,  setelah  kita  yakin  kalau  surat  lamaran  tersebut  sudah  oke, jangan  buru-buru  mengirimkannya  ke  alamat  e-mail   perusahaan yang kita tuju. Sebaiknya, tes terlebih dulu e-mail  tersebut (lengkap dengan  attachment-nya)  dengan  cara  mengirimkannya  ke  alamat  e- mail kita yang lain  (dalam hal ini  sebaiknya  kita  telah  siap  dengan memiliki dua e-mail atau lebih).

Jika e-mail yang kita kirim itu bisa sampai  ke alamat  e-mail  kita yang  lain  dalam  bentuk  yang  serupa  (tidak  mengalami  perubahan apapun),  maka  kita  bisa  yakin  untuk  mengirimkannya  ke alamat  e- mail perusahaan yang kita tuju.

Tes  ini  perlu  dilakukan   karena   tak  jarang  sebuah  e-mail   jadi berubah  bentuk  (berubah  dari  tampilannya  saat  kita  buat)  ketika sampai   di   alamat   e-mail   lain   (khususnya   yang   tipe    e-mailnya berbeda).

 

Nantikan Hasilnya, dan Tanyakan Kabarnya

Setelah    mengirimkan    e-mail    berisi    surat    lamaran    tersebut, tunggulah  selama beberapa  hari untuk menunggu  respon  dari pihak perusahaan  yang kita lamar  itu. Jika sampai  dua  minggu  atau satu bulan   tidak   ada   kabar   apapun   dari   pihak   perusahaan,   tak   ada salahnya     untuk     memastikan     dengan     menanyakannya     secara langsung     melalui     telepon     (kalau     pihak     perusahan     tersebut melampirkan   nomor   teleponnya   pada   iklan   atau   pemberitahuan lowongannya).

Ada  kalanya,  pihak  perusahaan  yang  kita  kirimi  e-mail  tersebut sama   sekali   belum   membuka   dan   membaca   e-mail   kita   karena mereka memang tidak tahu kalau kita telah  mengirimkan e-mail. Ini biasanya  terjadi  pada  iklan  atau  pemberitahuan  yang  tidak  secara khusus   memberitahukan   tentang   diperbolehkannya   mengirimkan lamaran melalui e-mail.  Karenanya, apabila kita mengirimkan e-mail kepada  perusahaan  yang  seperti  ini,  alangkah  lebih  baiknya  kalau kita  mengabarkan  soal  e-mail  yang  kita  kirimkan  tersebut  kepada pihak     perusahaan    setelah    e-mail    itu    kita    kirimkan,    untuk memastikan  bahwa pihak perusahaan  telah menerima dan  membaca e-mail kita.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *